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參展前應準備的工作

若決定參加某一個展覽會,則需盡速開始進行籌備。建議展出者從這幾方面入手,做好參展前的準備工作:

) 展品選擇:展品是參展商能直接給觀摩者留下印象的最重要因素。據不完全統計,在參觀這的記憶因素中,展品具有吸引力可占到39%的比重,因此,應給予特別的重視。選樣的原則:
a) 針對性 ---- 是指展品要符合展出的目的,方針,性質和內容。
b) 代表性 ---- 是指展品要體現展出者的高新技術,生產能力及本行業特點。
c) 獨特性 ----是指展品要有自己的獨到之處,以便與其他同類產品相比,明顯有別。

2) 展示方法:展品本身在大部分情況下,并不能說明其全部性能,顯示全部特征,需要通過借助其他材料或 設備等 手段,來加以說明,強調及渲染。要考慮讓參觀者在現場積極參與,并準備一些小包裝樣品免費派發。這些都是為了 引起參觀者的興趣 ,增加客商們的購買欲。

3) 展臺設計:從表面上看,展臺設計的任務應著重美觀,其實,并非如此簡單。主要是展臺要能充分反映出參展商的 形象,能吸引參觀者的注意力。因此,還要注意以舷錄傅悖篴 ) 展臺設計要與整體的貿易氣氛相協調;
b) 展臺設計 是為了襯托展品,不可 喧賓奪主;業特點。
c) 展臺設計需考慮參展商的公眾形象,不可過于標新立異;
d) 展臺設計時,不 要忽略展示,會談,咨詢和休息等基本功能。

4) 人員配備:它是展覽成功與否的關鍵所在。展臺的人員配備可從四個方面加以考慮:
a) 按展覽會 的性質選派合適類型或相關部門的人員;
b) 根據工作量的大小來決定人員數量;
c) 注重人員的基本素質;
d) 加強專業知識的培訓及產品性能的了解 , 如專業知識、產品性能、演示方法等等。展臺人員要結合參展商品的特 點,靈活應對。如果大眾消費品應著力樹立品牌形象,在消費者中形成親和力;如系新產品,須大力宣傳其與眾不同 之處;產品如具獨創性,則應強調其在技術上的突破性。

5) 客戶邀請:展覽會上若能顧客盈門當然求之不得,便有時難免會出現門庭冷落的情況。這就要求參展者除了被動地等客戶到,還要有意識地請客戶來。可采取直接登門拜訪、通過媒體做廣告、現場宣傳,派發資料等手段,邀請和吸引客戶。總之,要未雨綢繆,把工作做在前面。
附表: 參觀者記憶統計因素
展品有吸引力 39%
操作演示 25%
展臺設計 14%
展臺人員表現 10%
散發資料 8%
展出者的名氣 4%

以下是多年來參展所積累的專業經驗,僅供各位參考:

計劃時間表:

一)12 個月前
1、從展覽的規模、時間、地點、專業程度、目標市場等各方面,綜合專家意見,選定全年展覽計劃;
2、與展覽主辦單位或代理公司進行聯系取得初步資料;
3、選定場地;(一般而言,首次參加國際大展,較難取得最佳位置);
4、了解付款形式,考慮匯率波動,決定財務計劃
二)9個月前
1、設計展覽結構;
2、取得展覽管理公司的設計批準;
3、選擇并準備參展產品;
4、與國外潛在客戶及目前顧客聯絡;
5、制作展覽宣傳冊;
三)6 個月前
1、以廣告或郵件等進行推廣活動;
2、確定旅行計劃;
3、支付展覽場地及其他服務所須預先付款;
4、復查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等、并準備必要和翻譯;
5、安排展覽期間翻譯員;
6、向服務承包商及展覽組織單位定購廣告促銷;
四)3 個月前
1、繼續追蹤產品推廣活動;
2、最后確定參展樣品,并準備大量代表本公司產品品質及特色的樣品,帖上公司標簽,贈送索取樣品的客商;
3、將展位結構設計做最后的決定;
4、計劃訪客回應處理程序;
5、訓練參展員工;
6、排定展覽期間的約談;
7、安排展覽現場或場外的招待會;
8、購買外匯;

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